Du hast also soeben einen neuen Kunden akquiriert und bist bereit, zu starten. Herzlichen Glückwunsch! Für alle Kreativen ist es ein aufregender Moment, wenn sie einen neuen Auftrag erhalten. Bevor ihr jedoch den Vertrag abschließt, müsst ihr die Anforderungen des Projekts festlegen und sicherstellen, dass du und dein Kunde dieselben Vorstellungen teilt – und dass dies während der gesamten Projektdauer so bleibt.
Mit einem neuen Designprojekt kann eine langfristige berufliche Beziehung entstehen und Empfehlungen, die deinem Unternehmen beim Wachstum helfen. Selbst für die erfahrensten Designerinnen und Designer können Hindernisse auftreten. Der Kontakt zu einem Kunden kann aus unterschiedlichen Gründen schnell abkühlen – sei es, weil das Projekt sich mit der Zeit immer mehr ausdehnt, scheinbar endlose Überarbeitungen vorgenommen werden sollen,.
Um Zeit zu sparen und deine Kundenbeziehung zu wahren, ist es entscheidend, von Anfang an Grenzen festzulegen. Wenn etwas schiefgeht, können klare Projektanforderungen deinem Kunden und dir als Leitfaden dienen. In diesem Artikel betrachten wir 7 grundlegende Aspekte, über die du und dein Kunde sich vor Beginn des Projekts unbedingt einig sein solltet.
- Absichten
- Dokumentenformate Revisionen
- Zeitpläne
- Konditionen für Zahlung und Preis
- Stornierung und Absage
- Verschwiegenhei
1. Diskutiert die Zielsetzungen —
Der Kunde sendet dir ein Kreativbriefing, das recht einfach wirkt. Hast du dir aber wirklich alle Einzelheiten angesehen? Bei der Anzahl an Designs und Designvarianten, die in einem Projekt erstellt werden sollen, ist Präzision geboten.
Szenario #1: Angenommen, ein Kunde hat den Wunsch nach einem Logo. Was sind seine Erwartungen? Heutzutage besitzen zahlreiche Marken diverse Logovarianten für ihre digitalen und physischen Assets. Benötigt dein Kunde verschiedene Größen, um die Lesbarkeit zu gewährleisten? Wie viele Farbvarianten werden gebraucht? Werden Wortmarken und Abzeichen gebraucht? Wie steht es um die Einzelheiten – Muster, Schmuckelemente, Markenelemente oder Animationen? Geht der Kunde davon aus, dass ein Markenguide dabei ist?
Wenn ihr die Projektanforderungen zu Beginn definiert, könnt ihr sämtliche Zusatzarbeiten einzeln auflisten und abrechnen. Eine Liste mit klaren Zielen wird auch verhindern, dass das Projekt später immer umfangreicher wird.
2. Kommt zu einer Einigung bezüglich der Dateiformate
Missverständnisse über die Dateiformate können für Designerinnen und Designer einen Rückschlag bedeuten – besonders, wenn sie im Projektverlauf auf den Endspurt folgen. Frag deine Kundschaft stets, welche Dateiformate erforderlich sind.
Szenario #2: Dein Kunde ist eine Non-Profit-Organisation, die eine Vorlage für eine Broschüre benötigt, die sie später selbst anpassen kann. Ihr habt die Überarbeitungen vorgenommen, und du willst das Projekt zum Ende bringen.
Du bereitest die Schlussrechnung vor und sendest dem Kunden eine bearbeitbare InDesign-Datei. Aber dein Kunde kontaktiert dich, da er verwirrt ist. Er hat die Adobe Suite nicht und ging davon aus, die Broschüre im Word-Format zu bekommen, da er damit arbeiten kann. Damit er sie verwenden kann, musst du die gesamte Vorlage in Word neu anfertigen.
Einige Kunden haben nicht viel Erfahrung im Grafikdesign und benötigen eventuell deine Unterstützung, um zu begreifen, welche Dateiformate für sie notwendig sind. Erkundige dich bei ihr, welche Programme sie beherrscht, ob die Datei bearbeitbar sein soll und was ihre Pläne mit deinem ausgereiften Design sind. Diese Informationen zeigen dir, welche Formate erforderlich sind, und helfen dir, mögliche Last-Minute-Probleme zu umgehen.
3. Bestimme eine Obergrenze für Überarbeitungen fest
Jeder, der in der Designbranche arbeitet, kennt mindestens eine Horrorgeschichte über einen Kunden, der nur noch eine letzte Änderung am Design wollte … und dann noch ein kleines Update … und dann … gut, nur noch ein kleines Update.
Das ist für uns nachvollziehbar! Auch Perfektionismus kann bei Kreativen vorkommen. Aber wir alle haben unsere Grenzen, weshalb es ratsam ist, auch deine eigenen zu definieren – zumindest in Bezug auf Kundenfeedback. Um zu begreifen, wie die Kooperation mit dir funktioniert, braucht dein Kunde eindeutige Anweisungen.
Darüber zu sprechen, wie deine Überarbeitungen ablaufen, wird deinem Kunden helfen zu verstehen, was du von seinem Feedback während des Projekts erwartest. Erkläre, wie viele Designvorschläge in deinem Projektpreis enthalten sind und wie viele Feedback-Runden und Überarbeitungen du anbietest.
Um diesen Punkt hervorzuheben, kannst du in deinen Verhandlungen zusätzliche Überarbeitungen gegen Aufpreis anbieten. Durch das Festlegen einer maximalen Anzahl an Überarbeitungen, wird der Kunde verstehen, dass sein Feedback eine gewisse Absicht haben sollte (was dich hoffentlich vor einer Endlosschleife von Überarbeitungen bewahrt).
Es kann zwar eine nette Geste sein, die eine oder andere zusätzliche Überarbeitung anzubieten, aber es ist wichtig zu wissen, wo die Grenze ist und wie man deine Zeit wertschätzt.
4. Zeitpläne
Die Zeit tickt – vor allem in einem Designprojekt. Ohne frühzeitige Festlegung von Zeitplänen kann es leicht geschehen, dass man vom Kurs abkommt. Unstimmigkeiten bei Stichtagen, Arbeitsplänen und Zeitvorgaben können eine positive Sache schnell gefährden.
Es ist wichtig, dass du genau weißt, wie lange ein Projekt dauern wird, und dass du sicherstellst, dass deine Schätzungen den Erwartungen des Kunden entsprechen.
Vielleicht bemerkst du, dass das Projekt deutlich mehr Zeit beansprucht als du und dein Kunde erwartet haben. Dies kann eintreten, wenn die Zeit für Rückmeldungen und Anpassungen gekommen ist. Das wäre eine gute Gelegenheit für eine Neuverhandlung des Preises – vorausgesetzt, ihr seid beide der Meinung, dass das Projekt außer Kontrolle gerät.
- Zu Beginn eines Projekts solltest du dir folgende Fragen stellen:
- Ab wann gilt das Projekt offiziell als gestartet?
- Zu wann ist der Projektabschluss vorgesehen? Steht bereits ein festes Datum für die Projektfertigstellung fest?
- Wie viel Zeit dieses Projekt in Anspruch nehmen wird, wie aufwändig es zeitlich ist? Wie lange wird es voraussichtlich dauern?
- Welche Meilensteine beinhaltet das Projekt und wann ist ihre Erreichung geplant?
- Wie viel Zeit sollte man für jede Überarbeitung aufwenden?
- Erwartet der Kunde deine ständige Erreichbarkeit? Sind die Arbeitszeiten bestimmt oder gibt es einen festen Arbeitsplan?
Anhand dieser Fragen solltest du ein besseres Verständnis vom Projektumfang gewinnen und wissen, welche Preisvorstellungen angemessen sind. Beim Kommunizieren dieser Zeitschätzungen an deinen Kunden solltest du dich auf schwierige Gespräche gut vorbereiten – für den Fall, dass sie eintreten.
Falls dein Kunde zum Beispiel für die Rückmeldung eine geraume Zeit benötigt, kannst du erläutern, wie sich seine Verzögerungen auf die Projektmeilensteine und -fristen auswirken.
Wenn dein Kunde gravierende Änderungen an deinem Design verlangt, kannst du ihm mitteilen, dass das Projekt länger dauern wird als ursprünglich geplant. Hier bietet sich die Chance, die eigenen Anforderungen zu präzisieren oder eine neue Preisverhandlung anzustreben.
5. Preise und Zahlungsmodalitäten —
Nachdem ihr eure Ziele und den Zeitplan bestimmt habt, könnt ihr euch mit der Vergütung befassen.
Betrachte zuerst die Auflistung, in der die einzelnen Designleistungen detailliert aufgeführt sind. Wie hoch ist der Preis für jede dieser Leistungen? Schau dir anschließend deine Zeitpläne an. Was wäre die angemessene Dauer für dieses Projekt und wie hoch ist der Wert dieser Stunden?
Es liegt an dir, für welche Art der Preisangabe du dich entscheidest – vielleicht möchtest du deine Services lieber in einem Paket bündeln. Es könnte sein, dass du willst, dass der Kunde den Wert jeder einzelnen Leistung anhand einer detaillierten Preistabelle nachvollzieht. Es liegt an dir, wie du deinem Kunden deine Preisgestaltung näherbringst! Es ist jedoch für deinen Wert im Verlauf des Projekts entscheidend, sich die Zeit zu nehmen, um zu begreifen, wie diese Preise zustande kommen.
Sobald du einen Preis für das Projekt festgelegt hast, ist es ratsam, über die Konsequenzen eines unerwarteten Ereignisses nachzudenken. Was, wenn der Kunde später zusätzliche Dinge möchte? Was, wenn der Kunde mehr Überarbeitungen verlangt, als im Vertrag festgelegt? Was, wenn er will, dass du an Meetings teilnimmst, oder mehr von deiner Zeit in Anspruch nimmt als gedacht? Was werden diese Dinge kosten?
Indem du diese Eventualitäten als Zusatzleistungen in deine Preisstruktur integrierst, kannst du die Kundenanforderungen sanft ablehnen und sie zusätzlich in Rechnung stellen, falls der Kunde dennoch darauf besteht.
6. Projekt abbrechen oder absagen
Seien wir ehrlich. Es kommt vor, dass die Dinge nicht so laufen, wie man es sich erhofft hat. Die Budgets werden verringert. Der Kunde ist nicht zufrieden zu stellen. Terminkalender werden nicht beachtet. Es liegt ein Notfall vor. Das Leben hält viele Überraschungen bereit! Darauf musst du dich jedoch vorbereiten.
Fassen wir die unangenehmen Fragen also mutig an: Was geschieht, wenn das Projekt vorzeitig beendet werden muss? Und wie hoch sollte die Entschädigung sein, wenn der Vertrag vorzeitig beendet wird?
Szenario #3: Du hast einen komplizierten Kunden, mit dem die Zusammenarbeit nicht optimal läuft. Die Gefühle schlagen hoch, und der Kunde trifft die Entscheidung, den Vertrag zu kündigen. Du forderst deinen Kunden auf, für deine Leistung zu zahlen, doch dieser wehrt sich und behauptet, dass du nicht das eingehalten hast, was du versprochen hast. Obwohl du dir den Vertrag ansiehst, findest du keine Informationen darüber, wie viel der Kunde dir in diesem Fall schuldet. Nun hast du in den Verhandlungen keine Möglichkeit mehr zum Ausweichen. Es ist ratsam, in deinen Preis- und Vergütungsangaben eine Klausel zu integrieren, die dir und deinem Kunden erläutert, welche Folgen ein Projektabbruch haben würde.
In den Verhandlungen solltest du ansprechen, bis zu welchem Zeitpunkt ein Projekt bei voller Erstattung abgebrochen werden kann. Beim Durchgehen der Projektzeitpläne ist es wichtig, auch zu erörtern, welchen prozentualen Anteil der Kunde in Abhängigkeit vom Fortschritt des Projekts zahlen muss.
Einige Designerinnen und Designer verlangen eine Vorauszahlung, die nicht zurückerstattet wird, um zu garantieren, dass sie ihre Zeit nicht verschwenden. Andere nutzen Abschlagszahlungen für erreichte Meilensteine, bei denen ein bestimmter Prozentsatz des Gesamtbetrags gezahlt wird. Es liegt an dir, wie du deine Zahlungen verwaltest – aber es ist ratsam, alles schriftlich zu dokumentieren, falls etwas schiefgeht.
7. Geheimhaltung
Zu guter Letzt ist es immer wichtig zu wissen, ob ein Kunde von dir verlangt, eine Vertraulichkeitsvereinbarung zu unterzeichnen beziehungsweise das Projekt für einen gewissen Zeitraum vertraulich zu behandeln.
Es wäre ratsam, in euren Verhandlungen Folgendes festzuhalten: die Dauer deiner Geheimhaltung über das Projekt sowie den Zeitpunkt, ab dem deine Arbeit veröffentlicht werden darf. Es könnte sein, dass der Kunde auf einen öffentlichen Launch wartet und deine Arbeit lediglich für sechs Monate vertraulich behandeln muss. Oder es beinhaltet vertrauliche Daten, deren Veröffentlichung strikt untersagt ist.
Du nutzt dein Portfolio, um deine Services anzubieten. Wenn du viel Zeit mit einem Projekt verbracht hast, es aber nicht öffentlich in deinem Portfolio präsentieren kannst, wie viel dir diese Verschwiegenheit wert ist, und das in deinen Preis einfließen lassen.
Fazit
Wenn du ein neues Projekt gewonnen hast, kann die Versuchung groß sein, sofort mit der Arbeit zu beginnen. Wenn du dir einen Moment Zeit nimmst, um deine Bedingungen mit dem Kunden auszuhandeln, wird das sicherstellen, dass alles reibungslos abläuft.
Es ist für Designerinnen und Designer von Professionalität wichtig, ihre kostbare Zeit zu bewahren und sich darüber bewusst zu sein, wann es notwendig ist, eine Ablehnung auszusprechen. Wir hoffen, dass diese Tipps dir helfen werden, deine Arbeit wertzuschätzen und dich dazu zu motivieren, mit mehr Selbstvertrauen in schwierige Kundengespräche zu gehen.
